Como realizar o planejamento estratégico de 2021 da clínica?

O planejamento estratégico da clínica veterinária é um guia para a tomada de decisões que visam alavancar seus resultados. Ele leva em conta fatores sociais, econômicos e políticos da sua área de atuação.

Como um médico empreendedor, além de cuidar dos pacientes, você precisa prestar atenção em toda parte administrativa da sua clínica veterinária.

O planejamento estratégico – uma tarefa administrativa -, funciona como um guia na tomada de decisões, ajudando-o a ressignificar as adversidades, bem como aproveitar as oportunidades.

Segundo o III Workshop Gestão Integrada, realizado em São Paulo pelo Senac, “o planejamento possui dois aspectos básicos, vitais para as organizações: determinação dos objetivos da organização e escolha dos meios para alcançar estes objetivos.”

Sua clínica veterinária também é um negócio. Dessa forma, é importante se manter atento para traçar estratégias que irão melhorar a sua gestão, e os seus atendimentos.

Neste artigo, você vai conferir 5 dicas de grande valia para a realização do planejamento de 2021 da sua clínica. Vamos lá?

Por que é importante realizar o planejamento de 2021 da sua clínica veterinária?

Independente do setor de atuação da sua clínica veterinária, o planejamento é feito para levar em conta inúmeros fatores que podem influenciar em seus resultados.

Com ele, você aumenta suas chances de seguir caminhos melhores frente a cenários previstos, sem que para isso precise se distanciar de suas metas.

Embora vislumbrar o futuro com precisão seja impossível, vide o ano totalmente atípico de 2020, todas as crises trazem lições valiosas.

Muitas mudanças que ocorreram em 2020 não foram ocasionadas somente pela pandemia; elas já vinham ocorrendo, e foram apenas aceleradas.

A Telemedicina, por exemplo, é cogitada pelo CFM desde 2002, mas só agora seus benefícios estão sendo comprovados pela comunidade médica e pelos pacientes.

A questão aqui é que, com um planejamento da clínica bem definido, você irá melhorar a sua gestão, e terá um auxílio para a tomada de decisões assertivas mesmo diante de crises ou imprevistos.

5 dicas práticas para realizar seu planejamento da clínica veterinária

Um planejamento bem feito demanda testes, análises, validação coletiva e comprovação de modo que as lideranças possam sempre optar pelos melhores caminhos.

Se você não se planeja, como poderá saber qual o próximo investimento a ser feito para sua clínica?

Como poderá se organizar para atrair mais pacientes, reformar sua sala de recepção, comprar novos equipamentos ou contratar mais funcionários?

Veja a seguir 5 dicas práticas que serão de grande utilidade para seu planejamento:

1. Faça uma análise completa da clínica

Como sua clínica está posicionado no mercado? Quais são seus concorrentes? Você sabe qual é a principal queixa dos pacientes em relação aos atendimentos?

Antes de qualquer planejamento, você precisa conhecer qual é o cenário atual do seu negócio no mercado em que está posicionado.

Neste ponto, contar com a análise SWOT (forças, fraquezas, ameaças e oportunidades) pode ser muito eficaz. Com ela você vai definir:

• Forças: quais são os elementos e características internas que caracterizam a sua vantagem competitiva no mercado? Exemplo: você trabalha com algum tratamento inovador? Sua clínica é modernizada e leva sempre as melhores soluções em tecnologia para seu paciente? Todos esses pontos são importantes e definem suas forças perante os concorrentes;
• Fraquezas: da mesma maneira, quais características de seu ambiente interno que desfavorecem sua clínica perante os concorrentes? Seu local de atuação é muito distante para os pacientes? Seus atendimentos atrasam constantemente? Analise com calma e liste tudo o que atrapalha a gestão e o atendimento na sua clínica;
• Oportunidades: agora, em relação ao meio externo, existe algum cenário favorável para sua área de atuação? Essas serão suas oportunidades. Exemplo: estamos em um momento de grande preocupação com a manutenção da saúde. Alguns nichos da Medicina relacionados ao cuidado com o bem-estar podem estar em alta, como nutrologia, para a melhoria da qualidade alimentar, ou ortopedia, com o aumento da prática de atividades físicas. Assim, você descobrirá como tirar o máximo proveito do momento para alcançar seus objetivos;
• Ameaças: quais são os elementos externos capazes de ameaçar o seu negócio? O cenário político ou econômico é desfavorável? Existe a possibilidade de alguma crise? Exemplo: com a pandemia, em 2020 muitas pessoas ficaram com receios de se dirigirem a clínicas quando suas questões não se caracterizavam como uma prioridade. O que fazer para superar esse tipo de cenário?

Após definir todos esses pontos, você conhecerá bem melhor o seu mercado, e poderá agir com mais foco na tomada de decisões.

Lembre-se: forças podem potencializar suas oportunidades e combater ameaças. Da mesma forma, fraquezas podem prejudicar oportunidades e potencializar ameaças.

2. Defina objetivos e estratégias

Onde você quer que sua clínica esteja daqui a 5 anos? E a 10? Como você quer estar posicionado no mercado? O que deve ser feito para que esses objetivos sejam alcançados?

Este é o momento da definição de OKRs (Objetivos e Resultados-Chave), delegação de tarefas e todos os demais detalhes relacionados à ação.

OKRs consistem em uma lista que pode conter de 3 a 5 grandes objetivos, os quais, dentro dos mesmos deverão estar 3 a 5 resultados-chave mensuráveis relacionados.

Para definir seus OKRs você precisa de clareza, especificidade e audácia, mas sempre mantendo um limite realista. É igualmente necessário estabelecer um tempo máximo para alcançar cada objetivo.

Por exemplo, um OKR para o sua clínica pode ser aumentar em 30% o faturamento total, ou reduzir em 25% os custos. Os resultados-chave relacionados a eles podem ser:

• OKR: aumentar em 30% o faturamento total. Resultados-chave: atrair 50 novos pacientes; aumentar em 25% os pacientes particulares;
• OKR: reduzir em 25% os custos de administração. Resultados-chave: reduzir em 15% as contas de internet e telefone; negociar 10% de desconto com os fornecedores de materiais.

3. Utilize ferramentas já aprovadas

Tanto a análise SWOT, como a estratégia dos OKRs, são ferramentas já comprovadas por diversos gestores que auxiliam muito no planejamento estratégico da clínica.

Existem outras além dessas, como a definição de metas S.M.A.R.T., sigla do inglês para objetivos que são específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais.

E ainda o ciclo PDCA, da sigla em inglês, planejar, fazer, checar e agir, sendo seu principal objetivo a melhoria contínua dos processos.

O ciclo PDCA pode te ajudar na hora de analisar seus resultados, realizando ajustes para que suas metas sejam alcançadas com mais eficiência. Falaremos mais sobre esse ciclo na dica número 5.

4. Invista em modernização para aumentar a competitividade

A sua clínica é modernizada? Ele oferece as melhores soluções em tecnologia para o seu paciente?

Em um mundo digital e competitivo, é essencial manter o seu negócio atualizado para facilitar ainda mais a sua rotina e a vida de seus pacientes.

Prontuário e prescrição eletrônica, agendamentos online, Telemedicina: todas essas são modernizações que as pessoas esperam em um atendimento médico de qualidade.

O agendamento online é um dos pontos capazes de facilitar muito a marcação de consultas para os pacientes, que não precisarão esperar para serem atendidos pela recepcionista.

5. Mensure os resultados

Com o planejamento da clínica veterinária concluído, é hora de agir. Contudo, tão importante quanto agir é mensurar os resultados.

O ciclo PDCA pode te ajudar nesse processo. Entenda suas fases:

• Planejar: nesta primeira fase, você deve identificar o problema a ser trabalhado ou resultado que deseja alcançar. Em seguida, monte um plano de ação específico para este fim. Se você já tiver seus OKRs, os resultados que deseja alcançar já estão definidos, agora é hora de pensar em um plano de ação mais específico. Por exemplo, para atrair 50 novos pacientes, o que precisa ser feito? Uma boa opção é melhorar o seu marketing médico;
• Fazer: aqui, seu plano será colocado em prática, e à prova, pois o ciclo irá gerar resultados que serão analisados para que aconteçam melhorias. É importante seguir o planejamento de modo a poder checar os resultados com clareza;
• Checar: após o prazo para o alcance de cada objetivo, é hora de analisar quais foram os resultados obtidos. Se tiver definido 6 meses para reduzir seus custos em 25%, deve descobrir qual foi a porcentagem reduzida de fato. Com isso, você também pode ajustar o planejamento de acordo com os pontos principais da análise. Exemplo, se você queria reduzir em 15% as contas de internet e telefone, mas só conseguiu reduzir 5%, o que pode ser feito?
• Agir: finalmente, esta é a hora de colocar os ajustes em prática para que os erros do primeiro planejamento sejam corrigidos. Esse processo te permitirá realizar uma melhoria contínua em sua clínica.

Para facilitar o processo de análise, é ideal contar com um software médico que facilite sua gestão. Assim, você poderá gerar relatórios e dados precisos, os quais serão de grande ajuda nas decisões.

Afinal, acompanhar as informações por planilhas separadas pode não ser a melhor decisão, uma vez que elas ficam mais desorganizadas e vulneráveis a erros de preenchimento.

Por fim, realizar o planejamento da sua clínica pode parecer, a princípio, uma tarefa complicada, mas acredite, as ferramentas certas vão te ajudar a conquistar todos os seus objetivos.

Ou seja, por mais que as atividades demandem tempo, o retorno que podem trazer com certeza compensará todos os seus esforços.