Como gerenciar seus clientes da clínica veterinária?

Gerenciar seus clientes é muito importante para traçar estratégias na clínica veterinária. A ação vai desde saber de onde eles vem, quem eles são até o número ideal de clientes e a fidelização de clientes. 

A clínica veterinária é um negócio como outro e precisa ser encarada como tal. Neste sentido, é urgente que veterinários empreendedores se aprofundem em gestão administrativa e financeira para ter uma clínica de sucesso.

Assim, gerenciar seus clientes é uma ação essencial para melhor entender os fluxos de pessoas na sua clínica e para guiar estratégias em casos de urgências e para implementar melhorias no seu atendimento. 

O gerenciamento de clientes começa desde o momento em que ele é impactado por uma propaganda da sua clínica, agenda uma consulta, até o pós-consulta e fidelização. 

São muitos os pontos de contato que você pode traçar a jornada do tutor. Vamos discutir sobre cada um deles para te ajudar a gerenciar seus clientes na sua clínica veterinária   

Como gerenciar seus clientes da clínica veterinária?

1. Divulgue sua clínica

Uma outra questão que costuma ser esquecida pelos veterinários está relacionada à divulgação do negócio. Como falamos, muitos profissionais se enganam ao pensar que os serviços de uma clínica veterinária se vendem sozinhos, o que é não é verdade.

A alta concorrência do mercado de trabalho também chegou à área veterinária e, a menos que você seja o único especialista em um raio de muitos quilômetros de distância, prestar um atendimento de qualidade não é o suficiente para atrair clientes. As pessoas precisam saber que você é um bom profissional.

Para que isso aconteça, a melhor estratégia é investir em marketing veterinário. Hoje, há diversas opções de divulgação a um baixo custo — como o Google Ads.

Além disso, O Marketing Digital facilita o processo de gerenciamento, já que através de relatórios detalhados do Google Ads ou do Google Analytics é possível saber exatamente quanto dinheiro foi investido, quantas pessoas foram impactadas e quantas dessas pessoas impactadas realmente marcaram uma consulta e compareceram a sua clínica.  

2. Invista em um agendamento online

O agendamento online além de otimizar a rotina da sua clínica e oferecer praticidade para os tutores é também uma ótima maneira de gerenciar seus clientes e de quebra, analisar se suas estratégias de marketing estão dando resultado. 

Afinal, se você está investindo em anúncios no Google Ads, cria conteúdo original e relevante para o seu público é natural que o número de agendamentos aumente. Essa é uma forma de saber quais clientes vieram por meio de marketing digital e quais vieram por indicação ou outras ações, por exemplo. 

Você pode disponibilizar senhas ou códigos que o tutor terá que apresentar na recepção. Assim você sabe que aquele cliente veio por meio do Marketing Digital. 

3. Tenha um cadastro atualizado dos clientes

Peça para a recepcionista te ajudar a criar a cultura de cadastramento de novos clientes. É muito importante que você tenha dados sobre os tutores como: nome, número de telefone, e-mail, endereço e nome do pet.  

Não se esqueça de perguntar para seus clientes que não possuem uma senha ou um código de agendamento, como eles chegaram até sua clínica, se por indicação, localização, pela fachada ou por qualquer outra ação de Marketing Tradicional que você tenha investido. 

Além disso, peça para a secretária atualizar os dados dos tutores sempre que eles retornarem para uma nova consulta. Assim você consegue manter contato com esses clientes e manter sua base sempre atualizada.  

4. Saiba o número ideal de clientes

Se confundir na hora de estabelecer custos fixos e variáveis pode prejudicar toda a composição do orçamento e a precificação da consulta. 

Trouxemos um breve resumo para que você não tenha esse problema. Confira:

• custos variáveis: variam de acordo com a demanda, ou seja, quanto mais clientes, mais material descartável será utilizado e, consequentemente, maior será a sua despesa com esses insumos. 
• custos fixos: eles não sofrem variação pela demanda de clientes atendidos, como o preço do aluguel do imóvel, despesas com limpeza, salário da equipe de colaboradores; 

Tendo uma média de custos mensais é possível estimar quantas consultas são necessárias para alcançar a meta.  É só fazer a seguinte conta:

 

 Custos mensais / Valor da consulta = Número de atendimentos por mês

Por exemplo, se os custos da sua clínica ficam em R$10.000 mensais e você quer ter um lucro de 3.000 e o valor da sua consulta é R$ 100, significa que você precisa ter no mínimo 130 consultas mensais. 

 

13.000 / 100 = 130 consultas

5. Atente-se aos períodos do ano

Além da quantidade de material utilizado, é preciso fazer uma estimativa considerando o período do ano.

É normal que clínicas veterinárias experienciem uma baixa de consultas nos meses iniciais do ano. Mas elas voltam a aumentar nos próximos meses, principalmente nos meses de agosto/setembro.

Pensando nisso é importante que o veterinário não se esqueça de se planejar financeiramente. Assim a clínica não sofre com isso e não corre o risco de entrar no vermelho.

Como ficar mudando o valor da consulta o tempo todo pode ser prejudicial para a imagem da sua clínica veterinária é preciso achar um ponto de equilíbrio para suprir as necessidades ao longo do ano todo.

6. Invista em fidelização de clientes

De nada adianta investir em ações de atração de clientes se você não consegue fidelizá-los. Por isso, é muito importante que você invista em oferecer um ótimo atendimento não só durante a consulta, mas ao longo de toda jornada do tutor na sua clínica. 

Treine suas recepcionistas para serem atenciosas e prestativas. Ofereça ferramentas que garantam agilidade no atendimento ao cliente, como softwares veterinários e armazenamento de dados compartilhado. 

Além disso, invista em uma estratégia de e-mail marketing. Você pode enviar um e-mail sempre que os tutores agendarem uma consulta, lembretes de retorno, além de enviar um NPS e conteúdos educativos.  

Assim, os clientes se sentem cuidados e seguros e além de voltarem, também podem indicá-lo na sua especialidade de atuação, proporcionando o reconhecimento e, consequentemente, o sucesso.