Clientes inadimplentes na clínica veterinária? Veja 7 dicas práticas!

Não sabe mais o que fazer com os clientes inadimplentes na sua clínica veterinária? Aprenda agora a lidar com esse problema da melhor forma possível!

Os clientes inadimplentes representam um enorme risco para o bom desenvolvimento de uma clínica veterinária. Por esse motivo, adotar ações para diminuir o índice de inadimplência é fundamental para garantir que haverá dinheiro suficiente para arcar com todos os compromissos do estabelecimento.

Quando o número de inadimplentes sobe, aumentam também as preocupações dos profissionais da clínica veterinária, pois, nesse momento, o futuro da clínica veterinária é incerto, o que pode refletir diretamente na sua equipe. A falta de receita abre a possibilidade de não conseguir pagar funcionários, aluguel, impostos etc.

No entanto, existem algumas práticas eficientes para lidar com clientes inadimplentes. Apresentamos as 7 principais neste artigo. Acompanhe!

1. Enviar avisos sobre a data de pagamento

Muitas vezes, as pessoas atrasam o pagamento de seus compromissos não por má fé ou falta de dinheiro, mas por esquecimento ou falta de organização financeira. No entanto, isso interfere negativamente no fluxo de caixa da clínica veterinária, prejudicando o cumprimento de prazo com fornecedores e, inclusive, funcionários.

Nesse momento, uma boa alternativa para lidar com esse tipo de clientes inadimplentes é enviar avisos sobre a data de pagamento. Existem softwares que fazem isso de maneira automática, otimizando toda a rotina da sua recepcionista e demais colaboradores responsáveis por essa etapa.

Os lembretes podem ser programados para alertar os clientes de maneira sutil, sem parecer uma mensagem de cobrança antecipada.

2. Optar por formas de pagamento mais seguras

Muitas clínica veterinárias permitem que o parcelamento seja feito na nota promissória ou em outras formas que não são muito confiáveis. Evitar esse tipo de ação é essencial para diminuir o número de clientes inadimplentes.

Nesse sentido, é importante optar por formas seguras de pagamento, como o cartão de crédito, por exemplo.

Embora as operadoras de cartão cobrem taxas que podem parecer altas, a segurança que essa ferramenta oferece pode refletir positivamente no fluxo de caixa de sua clínica veterinária. Caso o cliente não pague a fatura, quem deixa de receber é o banco, e não você — e isso é um problema que a pessoa terá que resolver com a sua instituição financeira.

Por mais que haja a necessidade de facilitar as formas de pagamento, você deve levar em consideração como elas vão afetar a sua clínica veterinária. Por isso, escolha aquelas que são interessantes para ambas as partes.

3. Usar ferramentas para otimizar o controle do fluxo de caixa

Ter clientes inadimplentes já é um fator que gera muita preocupação. Agora, não ter um controle eficiente de quem deve e quem não deve é inaceitável. Para que uma clínica veterinária possa ter recursos suficientes para investir em infraestrutura de qualidade, profissionais qualificados e arcar com os seus compromissos, ter as finanças em ordem se faz fundamental.

Mas, como muitos sabem, o controle manual dessas operações favorecem equívocos que podem resultar em prejuízos. Sendo assim, usar ferramentas para otimizar o controle do fluxo de caixa é essencial para evitar diversos deslizes, como não saber exatamente quanto um cliente deve para a sua empresa.

4. Realizar campanhas de incentivo​

As campanhas de incentivo podem estimular os clientes a não atrasarem o pagamento dos procedimentos realizados na sua clínica veterinária. Dessa forma, você pode oferecer a eles descontos nas próximas consultas, por exemplo. Assim, ao perceber que terá vantagens ao realizar o pagamento em dia, o cliente fica mais atento para não esquecer desse compromisso.

Independentemente do que você oferecer ao cliente como incentivo, uma análise das finanças da clínica veterinária precisa ser realizada para não prejudicar o seu orçamento. Do contrário, o que era para ser um benefício torna-se um prejuízo que só vai colaborar para a decadência financeira.

5. Ter um bom relacionamento com o cliente

Outro fator muito importante na hora de lidar com clientes inadimplentes é o relacionamento com eles. Sempre que a comunicação entre as partes é tranquila e livre de estresse, as negociações de pagamentos em atraso costumam ter mais sucesso do que quando comparadas aos casos em que os clientes que não têm um bom relacionamento com a clínica veterinária.

Sendo assim, é de suma importância sempre atender suas necessidades, ter um contato pós-venda e, claro, sempre entregar um bom atendimento na sua clínica veterinária. Com isso, ele se sentirá mais próximo e não exitará em fazer negociações, caso algum imprevisto financeiro aconteça.

6. Ser flexível com datas​

Nem sempre o seu cliente tem o valor necessário para quitar o seu débito de imediato. Nesses casos, é preciso ter um pouco mais de paciência e ser flexível com datas.

Para que a negociação seja vantajosa, verifique com o seu cliente qual dia fica bom para ele efetuar o pagamento. Caso a data fique muito longe do que você esperava, explique a necessidade de inclusão de juros no valor das parcelas.

Dessa forma, por mais que a clínica veterinária tenha que esperar um pouco mais para receber o seu crédito, os juros compensam essa espera.

7. Sempre atualizar os dados dos clientes​

Uma das grandes barreiras na hora de negociar com clientes inadimplentes é a falta de dados necessários para entrar em contato com eles. Com o passar do tempo, é muito provável que as pessoas mudem de número de telefone ou desativem seu e-mail, por exemplo. A partir daí, quando ocorre uma inadimplência, fica difícil de contatá-lo e recuperar o crédito.

Por esse motivo, sempre que o cliente comparecer para uma consulta, faça um checklist rápido confirmando se os dados do sistema estão atualizados. Assim, caso ocorra algum imprevisto, você não terá problemas em encontrá-lo e fazer uma negociação.

Lidar com clientes inadimplentes é uma tarefa que exige calma e inteligência. Nada de agir de maneira emocional. Lembre-se de que nesse momento estamos tentando solucionar um problema e, para isso, precisamos mostrar ao cliente que nos solidarizamos com a sua situação. No entanto, precisamos solucionar esse problema o mais rápido possível. Do contrário, você corre o risco de ter outros contratempos, e o pior: não receber o seu crédito e ter que recorrer à medidas compulsórias.