Você sabe as diferenças entre recepcionista e secretária?

Uma profissional atua na entrada da clínica e a outra, na entrada da sala do veterinário. Será que essas são as únicas diferenças entre uma recepcionista e uma secretária?

Na verdade, essas profissionais são muito mais do que isso: com suas funções específicas, elas auxiliam o veterinário na desafiante tarefa de promover uma gestão produtiva na clínica.

Mas afinal, o que difere uma secretária de uma recepcionista?

A resposta você encontrará neste artigo. Confira!

O que faz uma recepcionista?

A recepcionista, como o próprio nome sugere, é aquela que recepciona os tutores e os pets na sala de espera.

Além disso, essa profissional também é responsável pela primeira impressão que um cliente tem da clínica.

Um cliente novo não vai simplesmente aparecer na clínica de supetão.

Em primeiro lugar, ele vai ligar para a clínica, verificar a disponibilidade de horários, esclarecer outras informações pertinentes, para depois comparecer.

E quem gerencia todo esse trâmite é a recepcionista.

Por lidar diariamente com o público, essa profissional precisa saber se expressar com clareza, agir com cortesia e ter o “sorriso na voz”, capaz de cativar quem está do outro lado da linha e quem acaba de chegar na clínica.

Outras funções que podem ser designadas à recepcionista são o recebimento de correspondências e o controle de dados importantes como telefone e endereço de clientes e fornecedores.

O que faz uma secretária?

Uma das principais diferenças entre uma recepcionista e uma secretária é o viés do seu trabalho: enquanto a recepcionista lida com o atendimento ao cliente a secretária cuida das obrigações administrativas.

Ou seja: é a secretária quem administra a agenda do veterinário, garantindo que haja espaço suficiente para todos os clientes marcados, elabora os documentos, como relatórios e afins, responde aos e-mails endereçados ao veterinário, organiza o fluxo de materiais de escritório, entre outras responsabilidades.

Uma função muito específica desempenhada pela secretária é a de filtrar as demandas enviadas ao veterinário.

É tarefa dessa profissional distinguir o que é urgente do que pode ser resolvido posteriormente.

Assim, o veterinário consegue aproveitar melhor o seu tempo e sabe que, se houver alguma interrupção, é porque o assunto é inadiável.

Além de precisar das mesmas características necessárias para uma recepcionista, a secretária também deve procurar formações específicas, como a capacitação para uso dos sistemas da clínica e noções básicas de gerenciamento, por exemplo.

Por que essas profissionais são importantes?

Vamos imaginar que você está levando seu pet para a primeiro atendimento em uma clínica.

Apesar do veterinário ter sido atencioso, você é destratada tanto pela recepcionista quanto pela secretária. Qual seria sua reação: você voltaria em respeito ao veterinário ou procuraria outra clínica devido à experiência desagradável?

A segunda resposta é mais provável, não é mesmo?

É pelo impacto direto na relação entre veterinário e cliente que a secretária e a recepcionista são igualmente importantes em uma clínica.

E mais: ao fazer bem o seu trabalho, essas profissionais ainda conseguem encantar e fidelizar os clientes.

São muitos os aspectos que nos ajudam a entender qual é o papel dessas profissionais tão estratégicas para uma clínica de sucesso.

Mesmo com as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária, elas têm uma coisa em comum: a responsabilidade de oferecer uma experiência agradável ao cliente.

Claro, cada clínica tem sua própria realidade e algumas vezes não é possível ter duas pessoas responsáveis por essas tarefas.

Cada caso tem suas peculiaridades e as profissionais que atuam nesse atendimento inicial ao cliente são extremamente importantes para o funcionamento da clínica.