Ferramentas para organizar o trabalho de uma recepcionista

Neste conteúdo, separamos algumas sugestões de ferramentas para organizar o trabalho da recepcionista e garantir ainda mais agilidade no processo de atendimento do tutor ao chegar em sua clínica veterinária, confira!

Ferramentas para organizar o trabalho de uma recepcionista

Neste conteúdo, separamos algumas sugestões de ferramentas para organizar o trabalho da recepcionista e garantir ainda mais agilidade no processo de atendimento do tutor ao chegar em sua clínica veterinária, confira!

O trabalho de recepcionista em uma clínica veterinária, geralmente, vai além da função básica de recepcionar os tutores. Por isso, é bastante comum que essa profissional também atue como secretária, tendo que aprender como lidar com diversas outras tarefas.

Dessa forma, agendar consultas, prestar atendimento telefônico, responder mensagens do WhatsApp, organizar prontuários, fazer o fluxo de caixa, entre tantas outras atividades de gestão são comuns na rotina dessas profissionais. Por esse motivo, conhecer algumas ferramentas para organizar a clínica veterinária é muito importante.

No conteúdo de hoje, elencamos uma série com 5 ferramentas para organizar o trabalho e aumentar a produtividade da recepcionista da clínica veterinária. Continue a leitura!

Ferramentas para organizar o trabalho da recepcionista da clínica veterinária

1. Agenda online

Uma das principais ferramentas que deve ser utilizada nas clínicas veterinárias é a agenda online, pois, em plena era tecnológica, é quase um “pecado administrativo” ainda utilizar agendas em papel.

A agenda online permite uma organização da clínica bem-feita, evitando erros comuns, como agendar mais de uma consulta na mesma hora ou esquecer de apagar um horário que foi cancelado pelo cliente ou pelo veterinário, por exemplo.

Geralmente, os softwares de gestão para clínicas veterinárias, já possuem a agenda online incorporada em suas funções.

2. Skype

A comunicação na clínica deve ser rápida e prática. Para isso, a utilização de aplicativos mensageiros, como o Skype, é muito recomendada para esse tipo de estabelecimento.

Você pode utilizar o Skype para enviar mensagens breves, como avisos, comunicados ou solicitação de esclarecimento de dúvidas para os veterinários e outros profissionais da clínica.

Assim, eles poderão responder, quando houver tempo, sem que você precise interromper suas atividades. E o mais legal do Skype é fazer vídeo-chamadas gratuitas! Aplicativos como o Google Meet  e WhatsApp também realizam essa função.

3. Dropbox

Armazenar arquivos, como documentos antigos de clientes ou até mesmo formulários que geralmente devem ser preenchidos, é algo que também pode ser considerado função de uma secretária.

No entanto, deixar todos esses arquivos no computador é perigoso, tendo em vista que, no caso de o equipamento estragar ou pegar um vírus, tudo se perde.

Para isso, existe o Dropbox, que permite o armazenamento gratuito de arquivos em nuvem. Assim, você pode fazer o upload desses materiais e guardá-los no ambiente online, podendo acessá-los em qualquer computador ou dispositivo móvel que esteja conectado à internet.

Além do Dropbox, você também pode usar o Google Drive. Ele é muito prático e permite compartilhar seus documentos por e-mail.

4. WeTransfer

Sabe quando você precisa enviar prontuários de clientes para veterinários de outra especialidade, ou para as operadoras de planos de saúde, que geralmente exigem muitos documentos?

É comum que, em situações assim, os arquivos sejam muito pesados para serem enviados por e-mail.

Quanto a essa questão, uma ideia é utilizar o WeTransfer, uma ferramenta online e gratuita que permite a transmissão de arquivos de forma rápida e prática.

De utilização simples, com o WeTransfer, você apenas precisa fazer o upload dos arquivos que deseja transferir e o destinatário receberá um e-mail com o link para download.

5. Softwares de gestão de clínicas veterinárias

O diferencial de um software de gestão para clínicas veterinárias é que ele centraliza todas as funções citadas acima!

Assim, com um sistema é possível, por exemplo, otimizar o tempo gasto em atividades manuais, acessar prontuários e até entrar em contato com clientes de forma automatizada.

Afinal, esses programas são feitos pensando na realidade de uma clínica veterinária, o que facilita muito o trabalho da recepcionista.