Dicas de como organizar o trabalho da recepcionista

Para que alcance o sucesso, é importante que a clínica veterinária mantenha a organização de todos os seus setores. Confira nesse artigo algumas dicas de como organizar o trabalho da recepcionista!

Para que uma clínica veterinária alcance o sucesso, é importante que haja  organização no setor administrativo, como também, em todos os demais setores internos.

Como organizar o trabalho da recepcionista é uma dúvida recorrente, já que além da disciplina em manter as informações ordenadas, é necessário o uso de algumas ferramentas de apoio. 

Geralmente, em uma clínica veterinária o trabalho da recepcionista vai além da função básica de receber os tutores.

É comum que esse profissional atue também como secretária, agendando consultas e prestando atendimento no telefone e demais canais de comunicação da clínica. 

Com intuito de sanar essas dúvidas, separamos algumas dicas de como organizar o trabalho da recepcionista, confira!

Como organizar o trabalho da recepcionista?: tecnologia.

A melhor forma para organizar o trabalho da recepcionista da sua clínica veterinária é através das ferramentas que você verá a seguir.

As ferramentas são de fácil acesso e intuitivas, mas destacamos que para uso delas é importante que se tenha um conhecimento básico de informática.

1. Use agenda online

Utilizar uma agenda online é uma das melhores formas para organizar o trabalho da recepcionista. Com a agenda é possível evitar alguns erros comuns, como por exemplo, fazer mais de um agendamento no mesmo horário. 

Uma das maiores vantagens da agenda online, é possuir armazenamento em nuvem, as datas agendadas não serão perdidas e podem ser acessadas em qualquer dispositivo, não importa onde você esteja.  

Geralmente, os softwares de gestão para clínicas veterinárias possuem uma agenda online integrada em suas funções.

2. Armazene no Google Drive

É comum que clínicas veterinárias produzam um grande volume de arquivos, como documentos dos clientes, formulários, prontuários, entre outros.

Manter esses arquivos apenas no computador pode ser arriscado, já que ao ter qualquer problema técnico pode resultar na perda desses arquivos. Para evitar que esse problema ocorra, uma saída é realizar o armazenamento desses arquivos em alguma plataforma online.

Assim, é certo que não haverá perda desses documentos e também, permite que tais documentos sejam acessados em qualquer dispositivo que tenha acesso à Internet.

O Google Drive é uma plataforma de armazenamento em nuvem do Google que pode ser utilizada de forma gratuita. Nessa ferramenta também é possível compartilhar os arquivos com a equipe da clínica e permitir que editem os documentos.

3. Se comunique através do Skype

Em uma clínica veterinária, a comunicação deve ser rápida e prática. Desse modo, aplicativos mensageiros são muito recomendados para uso da equipe, como por exemplo, o Skype.

Com o Skype é possível enviar mensagens breves como avisos, recados, ou solicitação de esclarecimento de dúvidas para os veterinários ou demais profissionais, por exemplo.

O aplicativo também permite realizar vídeo-chamadas, tudo de forma gratuita.

4. Use o WeTransfer​

Em algumas situações da clínica veterinária, é necessário enviar arquivos através do e-mail. Um problema que pode surgir, é o arquivo ser pesado demais, o que não permite que a transferência ocorra.

Uma ideia para solucionar tal problema, é utilizar o We Transfer, uma ferramenta online e gratuita que permite transmitir arquivos de forma rápida e prática.

Para utilizar a ferramenta, basta fazer upload dos arquivos e transferir ao destinatário, que por sua vez, receberá um e-mail com o link para download.

5. Utilize Softwares de gestão de clínica veterinárias​

Por fim, utilize softwares de gestão de clínicas veterinárias. Os softwares se diferenciam por conter todas as funções citadas acima, sendo assim, uma das opções mais viáveis para organizar o trabalho da recepcionista.  

Com esse sistema, é possível otimizar o tempo gasto em atividades manuais, como acessar prontuários, organizar os horários de forma rápida, acesso rápido em qualquer lugar, entre outros.  

Esses softwares são desenvolvidos de acordo com a realidade de uma clínica veterinária, facilitando muito o trabalho da recepcionista e de toda a equipe envolvida!

Essas foram algumas dicas de organização, você já conhecia alguma dessas ferramentas? Comenta aí embaixo o que achou!  Em nosso blog temos muitos conteúdos como esse, confira!