Como administrar a agenda da clínica?

Saber como administrar a agenda da clínica veterinária é muito importante para otimizar a sua rotina e da sua equipe. Neste artigo te damos algumas dicas de como administrar sua agenda, confira!

A agenda é uma das principais ferramentas utilizadas no dia a dia do médico veterinário, já que é através dela que se faz um controle dos agendamentos de consultas e demais compromissos. Dessa maneira, ela deve ser muito bem organizada.

Um dos problemas da falta de organização da agenda, é ter que lidar com semanas com muitos atendimentos e outras com poucos.

Imagine que em uma semana com a agenda lotada algum tutor tenha alguma emergência com o pet e você não consiga encaixá-lo em nenhum horário, muito provável que esse será um atendimento perdido!

Essa desorganização promove um desequilíbrio que pode ser prejudicial, ainda mais para veterinários empreendedores, que além dos atendimentos, lidam também com funções administrativas.

Dessa forma, uma agenda mal administrada pode gerar muitas dores de cabeça ao veterinário e ao profissional responsável pelos agendamentos, podendo impactar não apenas em sua rotina, como também no financeiro da clínica.

Pensando em te ajudar, separamos algumas dicas de como administrar a agenda da clínica veterinária! 

Dicas de como administrar a agenda da sua clínica veterinária

Antes de apresentar as dicas, destacamos a importância de você conhecer bem a sua rotina, de forma que entenda bem as suas necessidades. 

É preciso que você leve em conta o tempo médio em que realiza as consultas dos pets, a quantidade de atendimentos que consegue fazer ao longo da semana e principalmente: o tempo que você leva para desempenhar outras funções, como por exemplo, na gestão da clínica. 

Ao levar em conta essas necessidades, o processo de adequar sua agenda se torna mais fácil, principalmente para alinhar com suas outras funções e compromissos!

1. Utilize agenda digital

A primeira dica de como administrar a agenda da clínica veterinária, é utilizar uma agenda digital. A agenda digital traz inúmeros benefícios, como a facilidade no compartilhamento e na alteração das informações, o que gera uma maior flexibilidade.

Além disso, muitas agendas digitais online possuem armazenamento em nuvem, isso garante que você não perderá os agendamentos e poderá acessá-los em qualquer lugar.

2. Conheça os tutores que frequentam a clínica

Conheça o padrão de comportamento dos tutores que frequentam sua clínica e se adeque a eles.

É comum que alguns atendimentos demorem mais que os outros. Isso pode ocorrer pelo tipo de atendimento, pela forma em que os pets se comportam ou simplesmente, pelos próprios tutores. Alguns tutores costumam interagir mais com o veterinário, de forma com que acaba estendendo o atendimento.

Ao saber o padrão de comportamento, você poderá separar um horário maior para determinados tutores, de forma com que não atrase as próximas consultas e ofereça um excelente atendimento a todos.

3. Ofereça o agendamento online

Um meio excelente para administrar a agenda da clínica e otimizar o tempo, é oferecer o agendamento online. O agendamento online pode ser feito a qualquer momento e em qualquer lugar, o que facilita muito a vida do tutor, do profissional responsável pela agenda e principalmente, a sua. 

Além de tornar sua agenda mais flexível, a facilidade desse método pode despertar o interesse de novos tutores para sua clínica, melhorando assim, o processo de atraçãofidelização dos mesmos. 

4. Envie lembretes aos tutores

Alguns tutores acabam adiando a consulta dos seus pets, outros simplesmente podem acabar esquecendo. Uma forma para lidar com esse problema, é enviar lembretes com cerca de um dia de antecedência.

Assim você irá lembrá-los e caso eles cancelem, você poderá se organizar e adiantar algum atendimento ou se organizar para resolver alguma pendência da sua clínica! 

5. Estabeleça um tempo de pausa entre as consultas

Estabeleça um tempo de pausa entre as consultas, digamos que sua consulta dura em média 20 minutos, separe cerca de 10 minutos para a pausa. Assim, caso a consulta se estenda, você terá esse tempo extra sem que prejudique a próxima consulta.

Além disso, é um tempo em que você pode aproveitar para se organizar, tomar um café, conferir a agenda, efetuar tarefas rápidas!

6. Controle o tempo da consulta

O tempo da consulta varia de acordo com as necessidade de cada pet, no entanto, é muito importante que você consiga fazer uma boa gestão do seu tempo. Procure iniciar a consulta exatamente no horário agendado e efetuar as tarefas de acordo com o tempo que elas exigem.

Saber gerir o tempo não significa fazer as consultas rapidamente e sim utilizar o tempo estipulado para executar todas as funções. Lembre-se sempre da importância do bom atendimento e para isso, é necessário ter calma e dedicação com os pets.

7. Capacite sua equipe

Capacite sua equipe para que possam tornar os trabalhos ainda mais ágeis, como por exemplo, administrar a agenda da clínica.

É muito importante que o profissional responsável pelo agendamento esteja alinhado com a rotina do veterinário, que tenha uma comunicação clara e saiba como lidar com imprevistos ou eventuais problemas com os tutores.

Administrar a agenda da clínica não é uma tarefa impossível, com a ajuda da tecnologia e um pouco de organização, você não terá problemas quanto a isso!

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