Secretária para clínica veterinária: quais habilidades buscar?

Está procurando por uma boa profissional para trabalhar em sua clínica? Neste artigo te mostramos quais as habilidades essenciais de uma secretária para clínica veterinária.

A secretária para clínica veterinária é essencial para a jornada do cliente. Uma gestão organizada otimiza o trabalho, mantendo um fluxo contínuo de atendimento sem atrasos e confusões, o que permite a fidelização de tutores.

Entretanto, sabemos que a contratação de um profissional pode gerar diversas dúvidas, como quais habilidades e características buscar. Continue conosco, responderemos suas dúvidas nesse artigo!

Como realizar uma boa contratação de secretária para clínica veterinária?

1. Funções de secretárias e recepcionistas

Para sabermos o que buscar em uma secretária, é preciso entender quais funções ela exerce. Apesar de ser comum encontrarmos profissionais que desempenham ambas funções, existem diferenças entre o papel de secretárias e recepcionistas.

A recepcionista é o cartão de entrada da clínica veterinária, o primeiro contato presencial do tutor, disponível para atendê-lo durante o horário de funcionamento. Seu papel é essencial porque um bom atendimento é um fator decisivo para fidelizar tutores.

Já a secretária é responsável por questões administrativas da clínica, como a gestão da agenda e da parte financeira, elaboração de documentos, além de realizar o atendimento por telefone e nas redes sociais.

2. Trace o perfil de sua clínica veterinária

Cada empresa possui suas especificidades, assim os deveres da secretaria podem variar. Em geral, ela será responsável por transmitir os valores da clínica veterinária, por isso eles precisam estar bem definidos. Algumas perguntas podem te ajudar: 

• Qual a principal mensagem que você gostaria de transmitir ao tutor? A secretária representa sua clínica no contato presencial ou ao telefone.
• Qual é o ritmo de trabalho – sua clínica atende muitos casos? são eles em sua maioria emergenciais?  Isso define qual é a necessidade do profissional saber agir sob pressão.
• Quais são as expectativas de sua equipe? Saber a opinião dos demais funcionários garante um bom relacionamento com os futuros profissionais.
• Quais plataformas e softwares de gestão são utilizados? Caso já estejam definidos, esse pode ser um diferencial estabelecido durante a contratação. 
• Existe um atendimento personalizado em sua clínica, com padrões de perguntas e respostas?

3. Habilidades e qualidades de uma boa secretária

Em geral, a secretária para clínica veterinária deve gostar de animais e ter interesse em aprender sobre eles, já que esse será seu assunto diário. Ela deverá saber administrar a agenda, distinguindo e priorizando os casos graves dos demais. 

Será necessário ter desenvoltura para lidar com situações de estresse. Para isso, habilidades comunicativas irão ajudá-la a lidar com clientes, transmitindo mensagens objetivas presencialmente ou nos teleatendimentos. 

A organização, tanto do ambiente quanto da rotina, será essencial para ganhar tempo e executar as tarefas com eficiência. Os métodos que a profissional geralmente utiliza em outras tarefas pode dizer bastante sobre ela.

Outros conhecimentos, como Excel, Canva ou manuseio de impressora, são diferenciais. Caso a profissional não tenha esse conhecimento, ter familiaridade com tecnologia e capacidade de solucionar problemas facilitará o aprendizado.

4. Treinamento e alinhamento de expectativas

Um acompanhamento atencioso e alinhamento de expectativas periódicos, reforçando o que se espera do profissional, avaliando seu desempenho e bons resultados, pode motivá-lo a se manter em constante avanço. 

É esperado que muitos profissionais iniciem o trabalho sem alguns conhecimentos. Por isso existem plataformas que oferecem cursos, como a mentoria para secretárias oferecida pela Fly Vet.