Como contratar recepcionista para clínicas veterinárias

Como contratar recepcionista para clínicas veterinárias é uma dúvida comum para médicos veterinários que estão abrindo seu negócio pela primeira vez e precisam de alguém para auxiliar nas questões administrativas da clínica. Nesse artigo separamos alguns critérios essenciais, confira!

A recepcionista da clínica é essencial para ajudar o profissional a organizar o funcionamento da sua clínica veterinária. Como geralmente o profissional veterinário tem uma rotina muito ocupada, é necessário contar com a ajuda de alguém que possa estar durante todo o dia à disposição dos tutores. 

É a secretária que irá receber as ligações, conferir os horários na sua agenda, confirmar a presença dos tutores nos atendimentos, esclarecer eventuais dúvidas sobre o funcionamento da clínica veterinária e ajudar a criar um fluxo contínuo de atendimento, sem atrasos e sem confusões. 

Por isso é importante escolher esse profissional com carinho, já que é o primeiro contato que o cliente terá com a sua clínica veterinária.

Se você tem dúvidas sobre como contratar recepcionista para clínicas veterinárias, veja como encontrar o profissional adequado, com todas as competências comportamentais e técnicas compatíveis com a sua clínica médica. Para isso, listamos 6 dicas de como contratar recepcionista para clínicas veterinárias. Vamos lá?  

1. Defina quais competências comportamentais e técnicas seu recepcionista deverá ter

Definir quais as competências comportamentais e técnicas é o ponto de partida para selecionar o recepcionista ideal para sua clínica. Como definir? Antes de entrar nesse assunto, é importante entender e diferenciar competências comportamentais e técnicas.

As primeiras dizem respeito aos hábitos e atitudes dos profissionais. Portanto, referem-se à forma como o profissional se comporta na sociedade em que vive, inclusive no trabalho. Algumas características que se enquadram nesse conceito são flexibilidade, capacidade de tomar decisões, criatividade, planejamento etc.

Já as competências técnicas são as aprendidas com cursos, faculdade, treinamentos, livros e mais. Elas não são aprendidas no convívio em sociedade, porque dependem de instituições qualificadas ou livros técnicos. Alguns exemplos são digitação, técnicas de atendimento ao cliente, conhecimentos em Excel e Word, entre outros.

O ideal é que, ao surgir a oportunidade de contratação, você separe um tempo para avaliar os candidatos e definir quais competências comportamentais e técnicas o profissional precisa ter. 

2. Defina as características da vaga

Antes de iniciar a divulgação, valide o valor da remuneração da vaga, quais benefícios o recepcionista da clínica receberá e a carga horária de trabalho. Assim, você já tem os requisitos necessários para encontrar o profissional ideal. 

Na etapa de divulgação, a publicação é feita nos canais mais indicados, de acordo com o perfil da vaga. Em seguida, os candidatos começam a se inscrever e é iniciada a etapa de triagem. 

Os profissionais mais adequados na etapa de triagem são escolhidos para a entrevista comportamental. A proposta agora é validar as competências comportamentais, avaliar as experiências e realizar o mapeamento do perfil. 

3. Seja transparente com os candidatos na hora da entrevista

Ao realizar as entrevistas, seja o mais transparente possível com o candidato. Seja realista e fale sobre os principais desafios da função, o perfil dos clientes, se será necessário realizar horas extras em períodos pontuais e possíveis particularidades da clínica. 

Isso faz com que o candidato tenha a descrição real da empresa que ele escolheu para trabalhar. Além disso, você conseguirá saber se o candidato, de fato, tem as competências essenciais para fazer parte do seu time.

4. Avalie as experiências do candidato na hora da entrevista

É muito importante checar as experiências profissionais dos potenciais recepcionistas da sua clínica na hora da entrevista. 

Como responsável pela contratação, você precisa entender como eram as atividades realizadas no último emprego, quais sistemas eram utilizados, qual o tipo de comunicação ele está acostumado a ter com os clientes, além de verificar se possui conhecimentos em ferramentas específicas. 

Outro ponto importante é entender como era a rotina diária de atividades dele. Isso será essencial para poder identificar e relacionar ao ambiente de sua clínica. Assim, você sabe se o candidato se encaixa na vaga.

5. Selecione o candidato que tenha mais aderência ao perfil de sua clínica

Nesse momento, seja criterioso e identifique aquele que compartilha os mesmos valores da clínica. 

Procure ainda um recepcionista que seja adequado para o trato com os clientes e que demonstre estar alinhado às suas expectativas. Assim, você terá um bom resultado na rotina diária.

6. Treine seu novo funcionário

Selecionado o perfil ideal, o candidato passará pelo processo de assinatura do contrato e da carteira de trabalho (CTPS), e entrega dos benefícios. No primeiro dia que o novo recepcionista da clínica aparecer, separe um tempo para apresentá-lo à empresa e aos outros colaboradores, caso tenha. 

Informe ao novo recepcionista os dados de acesso para o computador e sistemas, senhas dos equipamentos utilizados e número de telefones importantes. Indique os locais para guardar objeto e como é o funcionamento da clínica, horários e particularidades importantes. 

Lembre-se de oferecer os treinamentos essenciais para a execução correta do trabalho. Por exemplo, para o uso de soluções de gestão. 

Crie um ambiente favorável para tirar dúvidas, porque é normal que ele se sinta deslocado nos primeiros dias — faz parte do processo de adaptação. 

Caso seja impossível realizar o acompanhamento, delegue a atividade para outro colaborador. Assim, o novo recepcionista da clínica é acompanhado até que ele se sinta confiante para desenvolver as atividades. 

Os primeiros meses de um novo colaborador na empresa são fundamentais. Garanta que ele tenha todo o suporte nesses meses iniciais e também promova feedback constantes de como tem sido o seu desempenho. 

Tenha em mente que cada ser é único. Por isso, avalie cada candidato de forma particular. Eles têm histórias e perspectivas diferentes que se cruzam no contexto profissional principalmente no momento da entrevista. 

Por isso, separe um tempo para se dedicar à realização das etapas apresentadas. Esse tempo é essencial para o sucesso na seleção do recepcionista da sua clínica, com o alcance de melhores resultados. Agora que você já sabe como contratar recepcionista para clínicas veterinárias é só colocar as mãos na massa e começar a selecionar os candidatos!