Clínica Veterinária: algumas dicas de gestão para secretárias

Você já teve a impressão de que, mesmo sendo uma pessoa organizada, ainda têm informações fugindo do seu controle? Se deseja afastar esse fantasma de vez, as nossas dicas de gestão para secretárias vão cair como uma luva no seu caso!

Quem trabalha em uma clínica veterinária vivencia uma rotina cheia de surpresas, passando da calmaria para a correria em poucas horas, não é mesmo?

Para te ajudar a lidar com esse ambiente dinâmico, separamos orientações valiosas para você ser ainda mais eficiente na clínica. Confira!

Abandone a agenda de papel

Você pode até gostar de anotar os compromissos no papel, seja pelo costume ou pela falta de problemas com esse método. No entanto, esse hábito precisa ser abandonado agora mesmo!

Isso é fundamental para sua produtividade, pois a agenda física consome tempo, mesmo sendo de apenas alguns minutos, e ocupa muito espaço na sua sala e no almoxarifado.

Para conseguir administrar melhor os atendimentos, o ideal é fazer a substituição pela versão digital da ferramenta.

Existem atualmente uma série de aplicativos e softwares que você pode utilizar nessa tarefa.

Uma dica prática é a agenda do Google, que pode ser sincronizada com o e-mail do veterinário e, assim, garantir que ambos acompanhem e otimizem o fluxo de atendimento da clínica.

Automatize o controle financeiro

A gestão financeira é um fator muito importante para a qualidade no atendimento de uma clínica. Afinal, se não há investimentos na infraestrutura, por exemplo, como a clínica veterinária poderá oferecer uma experiência inteiramente agradável ao tutor e ao pet?

É por isso que, quando se trata de finanças, quanto maior o controle, melhor.

Por esse motivo, contar com a facilidade de softwares de gestão pode evitar muita dor de cabeça para a secretária e para o veterinário.

Além de auxiliar na administração de contas a pagar e receber, a automatização da administração financeira permite que você se concentre em outras demandas da clínica.

Evite faltas de tutores

De todas as dicas de gestão para secretárias listadas aqui, esta é a que mais lhe auxilia na construção do relacionamento com o tutor.

Isso acontece porque, mesmo sendo um assunto importante, muitas vezes o tutor perde uma consulta por falta de organização com a própria agenda, entre outras razões.

Apesar de não ser uma responsabilidade direta da secretária, é importante garantir a presença do tutor, sobretudo nas consultas de retorno, para que o tratamento do pet não seja prejudicado.

Uma maneira de fazê-lo é ligando para o tutor com 24 horas de antecedência. Além de lembrá-lo do compromisso, você manterá um contato mais humano e personalizado.

Outra alternativa é implantar um sistema de notificação por mensagem de texto.

Assim, você mantém o tutor bem informado, evita interrupções desagradáveis e reduz significativamente o índice de faltas da clínica.

A secretária é uma profissional fundamental para a fidelização de tutores.

É ela quem representa a imagem do veterinário antes mesmo de qualquer contato. Portanto, quando ela consegue administrar todos os seus afazeres com eficiência, passa uma mensagem muito poderosa de profissionalismo e respeito.

Aplique hoje mesmo as três dicas de gestão para secretárias que você conferiu neste artigo. Certamente, a percepção dos tutores sobre a clínica será melhor do que nunca.