Qual é a diferença entre recepcionista e secretária?

Você já se perguntou sobre qual é a diferença entre recepcionista e secretária? Aliás, você sabia que há uma diferença? Continue a leitura que nós te contamos!

A recepcionista e a secretária são duas profissionais muito importantes para a rotina da clínica veterinária. Ambas possuem funções específicas para promover uma boa gestão na clínica.

Mas afinal, qual é a diferença entre recepcionista e secretária? Continue a leitura que nós te falaremos!

Qual é a diferença entre recepcionista e secretária?

O que faz uma recepcionista?

A recepcionista, como o próprio nome diz, é a profissional que recepciona os tutores e seus pets no momento em que chegam na clínica veterinária. A recepcionista é a profissional que tem o primeiro contato com o tutor mesmo antes de chegar no ambiente.

Com exceção de alguns casos específicos, normalmente antes de ir à clínica, o tutor entra em contato para tirar dúvidas sobre os serviços, como funciona o agendamento, e depois vai até a clínica.  A recepcionista será a responsável por gerenciar esse trâmite.

Por lidar diariamente com o público, essa profissional precisa saber se expressar com clareza, agir com cortesia e ter o “sorriso na voz”, capaz de cativar quem está do outro lado da linha e quem acaba de chegar na clínica.

Outras funções também podem ser atribuídas à recepcionista, como o recebimento de correspondência, controle de dados importantes dos tutores e seus pets, como também, dos fornecedores.

Um bom atendimento é um dos fatores que fideliza os tutores, portanto, é essencial que o atendimento seja bom desde o primeiro contato, durante a consulta e no pós-consulta. É essencial ter uma recepcionista bem treinada para esse primeiro contato com o tutor.

O que faz a secretária?

Uma das principais diferenças entre recepcionista e secretária é o viés do seu trabalho. Como vimos anteriormente, a primeira é responsável pelo atendimento ao cliente, já a secretária é responsável em sua maioria por questões administrativas.

Ou seja: é a secretária quem administra a agenda do veterinário, garantindo que haja espaço suficiente para todos os clientes marcados, elabora os documentos, como relatórios e afins, responde aos e-mails endereçados ao veterinário, organiza o fluxo de materiais de escritório, entre outras responsabilidades.

Uma função muito específica da secretaria é filtrar as demandas que são enviadas pelos veterinários. Elas devem distinguir o que é urgente e o que deve ser resolvido rapidamente, de modo a fazer a organização mais eficiente, com melhor aproveitamento do tempo.

Além do mais, a secretária deve procurar formações específicas, como a capacitação para o uso de sistemas e noções básicas de gestão.

A importância da recepcionista e da secretária

A recepcionista e secretária são profissionais extremamente importantes pelo impacto direto na relação entre o veterinário e os tutores e para o funcionamento da clínica.

Mesmo com as diferenças entre uma recepcionista e uma secretária, elas têm uma coisa em comum: a responsabilidade de oferecer uma experiência agradável ao cliente.

Cada clínica tem sua própria realidade e algumas vezes não é possível ter duas pessoas responsáveis por essas tarefas, mas o importante é oferecer um bom atendimento em toda a jornada do cliente.

Agora que você sabe a diferença entre recepcionista e secretária, me conta: você gostou deste conteúdo? Comenta aí embaixo!