Agenda da clínica veterinária: como organizá-la melhor

A agenda da clínica veterinária é uma das ferramentas mais importantes. No entanto, em alguns momentos imprevistos podem acontecer e afetar a rotina tanto dos médicos veterinários quanto da secretária.

Você já se deparou com a agenda da clínica veterinária vazia? Teve problema para encaixar clientes porque a agenda é um pouco engessada? Muitas faltas de clientes que acabam não avisando?

Para organizar a agenda da clínica veterinária é necessário aplicar algumas estratégias que podem fazer a diferença no momento em que o cliente irá decidir pela sua clínica veterinária em detrimento de outra opção.

Além disso, a fidelização de clientes é uma prática primordial, pois é mais fácil conquistar um cliente que já conhece sua clínica veterinária, seu trabalho, do que outro cliente que nunca ouviu falar do seu atendimento.

Quer saber como organizar a agenda da clínica veterinária? Continue com a gente nesse artigo e iremos apresentar 5 maneiras de você organizar a agenda da clínica veterinária para prestar um serviço de qualidade.

1. Tenha maior organização da clínica veterinária​

Manter uma boa gestão da clínica veterinária é fundamental para que todas as etapas da jornada do cliente estejam dentro do nível de satisfação que inicialmente foi proposto.

Ter um planejamento estratégico, equipe qualificada e com acesso à recursos tecnológicos fazem toda a diferença para que a rotina da clínica veterinária seja muito eficaz e consequentemente transpareça organização para os clientes que serão atendidos.

Portanto para melhorar a rotina tantos dos profissionais da clínica veterinária quanto dos clientes, o primeiro passo é adotar um sistema que automatize os serviços.

O uso de softwares veterinários proporciona diversos benefícios e vantagens para a sua clínica veterinária, como:

• Redução de desperdícios de tempo e de papel; 

• Maior segurança de informações;

• Agilidade de processos;

• Atendimentos com mais qualidade;

2. Saiba a duração das consultas​

Independente da duração da consulta, longa ou curta, o importante é que o médico veterinário consiga efetuar um bom atendimento. Mas sabendo que o tempo de um profissional da saúde é valioso, o ideal é possuir uma agenda da clínica veterinária bem definida e de fácil acesso.

Softwares de gestão, como mencionados acima podem facilitar esse processo, já que consegue visualizar a duração do atendimento e auxiliar na sua organização.

Além disso, você pode marcar novos atendimentos e/ou remanejar os seus horários, caso haja o prolongamento ou atraso de consultas ao longo do dia.

Duas dicas especiais:

• Intercale dois tipos diferentes de consultas para que você tenha margem e consiga evitar atrasos;
• Planeje um intervalo de 10 minutos entre as consultas para que você consiga se organizar melhor.

3. Ganhe mais agilidade com prontuários eletrônicos

Para os centros médicos veterinários que desejam se destacar no mercado, é essencial a implementação de prontuários eletrônicos.

Essa ferramenta, possibilita aos médicos veterinários armazenar e compartilhar as informações de um cliente.

Assim, em mudanças de turno ou na ausência de um profissional específico todos da equipe conseguem ter acesso aos dados do usuário.

Esses dados, são restritos aos médicos veterinários e aos próprios clientes, por se tratar de informações privadas.

4. Disponibilize diferentes opções de agendamento de consultas​

Possuir opções para agendamentos de consultas com rapidez e segurança é um grande diferencial para as clínicas veterinárias.

O agendamento online, é uma ótima possibilidade que cresce cada vez mais na área da saúde. Além de trazer maior liberdade de escolha para o cliente, já que ele pode selecionar o horário e a data ideal para a consulta, facilita também a rotina da recepcionista que pode desempenhar outras atividades na clínica veterinária.

O Whatsapp é uma ferramenta que tem sido muito utilizada pela pessoas e ter essa opção na sua clínica veterinária no momento do agendamento pode trazer ainda mais vantagens. Saiba como utilizá-lo da melhor forma possível.

Lembre-se de enviar lembretes para confirmar as consultas, pois com a rotina corrida alguns clientes podem se esquecer do horário marcado. Dessa forma, você consegue evitar as faltas e remarcar outros clientes caso ocorra algum imprevisto.

5. Conheça seus clientes​

Criar relacionamentos é importantíssimo para gerar ainda mais valor no seu atendimento. Além de conhecer o histórico clínico do pet, tenha atenção também ao perfil de seu tutor.

Existem diferentes tipos de tutores, aqueles que chegam um pouco atrasados, aqueles que chegam com antecedência, e aqueles que permanecem mais tempo na consulta.

Dessa forma, ao conhecer mais cada caso pode facilitar o controle de imprevistos na sua agenda. Além disso, o atendimento no momento da consulta fica ainda mais humanizado.

Importante​

Possuir uma agenda com muitas consultas é um dos principais objetivos de qualquer clínica veterinária que almeja crescer. Mas é necessário lembrar que uma agenda cheia, pode facilmente impactar na eficiência do trabalho prestado.

Uma clínica veterinária lotada pode gerar atendimentos de baixa qualidade, isto não é algo bom nem para os clientes e tão pouco para os médico veterinários. Pois assim, torna-se ainda mais difícil estabelecer uma relação de confiança entre eles.

Para que isso não aconteça, veja se realmente haverá tempo hábil para recepcionar corretamente as pessoas e proporcionar uma consulta tranquila.

Possuir um número alto de agendamentos faz toda a diferença no final do mês. Mas algo que precisa ser levado em conta é que, os clientes só voltarão para sua clínica veterinária se houver um atendimento humanizado e acolhedor.

Gostou do conteúdo? Conta para gente como você consegue ter a agenda da clínica veterinária lotada sem perder a qualidade no atendimento.