Secretária ou recepcionista: O que é melhor para a minha clínica?

Está na dúvida se você precisa de uma secretária ou recepcionista para a sua clínica veterinária? Neste conteúdo explicamos as diferenças dessas profissionais e como escolher entre elas.

A recepção da clínica veterinária é um ambiente-chave para a fidelização de tutores. Ela é sua porta de entrada e grande parte da jornada do tutor acontece ali, antes mesmo do seu pet passar por um atendimento veterinário. 

Entregar um atendimento de qualidade é o básico que sua clínica pode oferecer, já que o que os tutores procuram é ter uma ótima experiência em todos os pontos de contato com a clínica.

Desde o momento da pesquisa no Google e nas redes sociais até o contato e a recepção do tutor na clínica. Todo esse caminho percorrido pelo tutor pode ser metrificado e otimizado para oferecer um atendimento de excelência. 

Caso você não esteja familiarizado com o conceito de Jornada do Tutor na clínica veterinária, nós desenvolvemos um e-book gratuito que explica de maneira simples e objetiva como ela funciona. Para baixar, clique no banner abaixo:

Para que a jornada do tutor seja percorrida com sucesso, é preciso que os colaboradores sejam orientados. A secretária e a recepcionista são fundamentais para otimizar a recepção dos tutores na clínica e oferecer um atendimento incrível. 

Muitos veterinários empreendedores ainda se confundem e se perguntam qual a diferença entre uma recepcionista e uma secretária. E neste caso, qual profissional é a mais indicada para a minha clínica veterinária? 

É por isso que reunimos neste artigo algumas diferenças entre as duas funções e te auxiliamos a chegar na resposta da seguinte questão: qual é melhor para a sua clínica, secretária ou recepcionista? Continue a leitura! 

Recepcionista ou Secretária?

Quais as funções de uma recepcionista?

A recepcionista é responsável por receber os tutores na sua clínica. Ela quem vai cumprimentar os tutores e conversar com eles num primeiro momento. Também é ela que fará o primeiro cadastro ou o atualizará, caso já seja um tutor de casa. 

É uma profissional que precisa ter boa desenvoltura e claro, gostar de pets, pois precisará interagir tanto com seus tutores quanto com os animaizinhos. 

Além de receber os tutores na clínica, ela também é responsável por recepcionar os tutores por telefone e agendar as consultas. Por isso é preciso simpatia e boa comunicação, e talvez, alguma capacidade para contornar objeções, como as de preço, por exemplo.   

Por lidar diariamente com o público, essa profissional precisa saber se expressar com clareza, agir com cortesia e ter o “sorriso na voz”, capaz de cativar quem está do outro lado da linha e quem acaba de chegar na clínica.

Uma boa recepcionista é fundamental para fazer com que os tutores se sintam acolhidos assim que entram em contato com o seu negócio. É ponto decisivo para a conversão e fidelização de clientes. 

Uma recepcionista atua na recepção dos tutores, seja por telefone ou pessoalmente. O acompanha durante o período de espera e também, durante o pós-consulta, agendando retornos e agradecendo-os pela confiança.

Quais as funções de uma secretária?

Uma secretária trabalhará com questões administrativas e organizacionais. Por isso é essencial que essa profissional seja organizada, saiba como usar o Google Docs e o Google Agenda.

Ter familiaridade com sistemas de gestão e gerenciamento de informações é fundamental para que a função seja desenvolvida com eficiência. Pois, precisará elaborar relatórios, responder e enviar e-mails.

Ela será responsável por organizar a agenda do veterinário às demandas dos tutores. E também priorizará os assuntos que serão levados até os veterinários, para que o tempo não seja desperdiçado. 

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Qual o melhor para a minha clínica: secretária ou recepcionista?

Como vimos acima, tanto a recepcionista quanto a secretária, desenvolvem funções diferentes e específicas e em um cenário ideal, a contratação dessas profissionais são fundamentais para oferecer ao tutor uma boa experiência na sua clínica. 

É comum que apenas uma profissional acabe assumindo ambas funções. Em clínicas onde o fluxo de tutores é intenso, não recomendamos tal prática, pois pode sobrecarregá-la e fazer com que a qualidade de seu trabalho caia significativamente. 

Por isso, se você estiver considerando entre uma ou outra profissional é preciso levar em conta o tamanho da sua clínica e o tipo de atendimento que você quer oferecer. Sobrecarga pode custar caro e por isso recomendamos a contratação de ambas profissionais. 

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