A importância da organização do trabalho na clínica veterinária

Você sabe qual é a importância das técnicas de organização do trabalho em uma clínica veterinária? No post de hoje traremos algumas dicas para lidar com tantas tarefas.

Se você é secretária, recepcionista ou auxiliar administrativa de uma clínica veterinária, certamente deve ter momentos do dia em que se sente sobrecarregada de tantas tarefas que precisa realizar ao mesmo tempo.

Afinal, é necessário receber os tutores que chegam buscando atendimento, atender ao telefone, organizar arquivos e auxiliar o veterinário nas atividades burocráticas.

Por essas e outras que você precisa otimizar a organização do trabalho em uma clínica veterinária, para evitar que fique sobrecarregada nos horários de pico.

Neste artigo vamos lhe dar dicas sobre técnicas de organização para o seu trabalho na clínica veterinária fluir melhor.

Continue a leitura e confira.

1. Descarte aquilo que não é necessário

Muitas pessoas têm o mau hábito de guardar coisas que não são necessárias, como panfletos e folders de propaganda, materiais gráficos ou de escritório que já não são mais utilizados por terem se tornado obsoletos.

Isso tudo ocupa espaço na recepção ou área administrativa de uma clínica veterinária, tornando mais difícil o acesso aos materiais que realmente são utilizados no dia a dia.

Por esse motivo, se livrar de tudo aquilo que não é necessário é o primeiro passo para a organização do trabalho.

2. Faça uma checklist de tarefas

Para evitar ficar sobrecarregada e conseguir dar conta de todas as atividades que lhe são delegadas, uma ideia interessante é a criação de um checklist diário de tarefas.

Desse modo, você não deixará nada passar despercebido ou cair no esquecimento.

Além disso, quando você tiver um tempo livre ou mais calmo, pode aproveitar para consultar o checklist e verificar se não há uma atividade que possa ser adiantada nesse período, como organizar a sala de espera ou ligar para tutores para realizar um pós-atendimento.

Uma dica é preparar o checklist logo no começo do dia, listando todas as tarefas em ordem de prioridade.

3. Mantenha a agenda dos veterinários sempre otimizada

Ao fazer a agenda dos veterinários da clínica veterinária, é necessário tomar alguns cuidados que podem fazer a diferença para a organização do seu trabalho.

A agenda é o primeiro e principal foco que vai determinar todo o fluxo de atendimentos na clínica, por isso, quando mais organizada ela estiver, mais fácil será prever atrasos e possíveis imprevistos ao longo do dia.

Separe os procedimentos com cores diferentes, para facilitar sua visualização e do profissional.

Também é interessante confirmar as consultas com os tutores um dia antes, para evitar faltas ou atrasos. Essa confirmação pode ser feita por e-mails e SMS enviados automaticamente por um sistema online.

Outro ponto que pode ser útil para você é manter uma lista de espera de tutores interessados em atendimentos, mas que não conseguiram horários. Em caso de cancelamentos ou desistências, esses encaixes podem ser feitos rapidamente.

4. Utilize um software de gestão

Se você ainda faz a marcação de consultas manualmente e utiliza daqueles fichários antigos para organizar os prontuários dos bichinhos, precisa conversar com seus superiores e orientá-los a contratar os serviços de um software de gestão.

Com esse tipo de programa, você evita erros simples, como a marcação de dois atendimentos no mesmo horário, por exemplo.

Fora que o fluxo de caixa e outras atividades burocráticas e administrativas podem ser feitas com mais praticidade.